Organizza il tuo lavoro con Trello nel 2022

Organizza il tuo lavoro con Trello


Oggi ti faccio parlo di Trello, un’altro software per la gestione della tua vita lavorativa e personale che amo molto. Ti mostrerò le funzioni base, le boards e le diverse opzioni che Trello offre per organizzare il tuo lavoro al meglio.


Con Trello puoi creare progetti in base al tuo lavoro, gestire un calendario editoriale, sviluppare le procedure del tuo business e molto altro: anche pianificare i tuoi viaggi, archiviare documenti, mappare il lancio di un prodotto o corso online.

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Trascrizione automatica del video


[00:00:00.330] – Speaker 1

Ciao, benvenuta! In questo video ti parlo di Trello se vuoi organizzare il tuo lavoro in maniera semplice con uno strumento gratuito. In questo video ti faccio vedere come funziona Trello. La scorsa settimana abbiamo visto Asana, abbiamo visto come puoi usarlo, per che tipo di progetti puoi usarlo, che cosa ci puoi fare e ti ho fatto anche vedere il dietro le quinte. Ma come funziona effettivamente la piattaforma? Hai visto che è una piattaforma molto zen? Invece Trello è una piattaforma molto diversa. Mi piace molto questa piattaforma, mi piace molto Trello perché è gratuita. Comunque con il piano gratuito puoi già fare veramente tanto, anche se con gli anni piano piano hanno limitato un po le funzionalità del piano gratuito, ma è comunque sufficiente. È la piattaforma giusta per te se hai bisogno di input visuali, come ad esempio tanti post-it, se utilizzi molto i post-it appesi alle finestre o al muro per ricordarti le cose. Allora ti piacerà probabilmente Trello perché è l’equivalente digitale di una struttura di post-it. Ok. Detto questo, però, voglio anche dirti che Trello a mio parere non è la piattaforma adatta a ogni progetto oppure adatta a tutti perché è un’ottima piattaforma che ti permette di avere una visione d’insieme su un progetto.


[00:01:34.050] 

Questo significa che se ti distrae facilmente, se la tua attenzione viene catturata da troppe cose Trello, potrebbe non essere la piattaforma giusta per te. Se hai bisogno di una struttura più zen, ti consiglio di andare a guardare il video della scorsa settimana. Detto questo,


[00:01:52.860] 

Partiamo io sono Alessia Expert per te che lavori nel mondo digitale, ma il mondo digitale ti fa impazzire bene. Stiamo parlando, stiamo parlando di Trello, a volte per noi che lavoriamo in proprio, sia che tu lavori lavori proprio sei una freelance oppure sia un’imprenditrice con un team molto ampio. Può a volte essere difficile organizzarsi. Questa è la ragione per cui usare un task manager, un project manager come asana e trello è assolutamente vitale, essenziale, ti permette di lavorare meglio, organizzare il tuo lavoro, organizzare le tue giornate e delegare meglio. Quando ho cominciato a usare Trello, a testarlo, ho notato subito che era uno strumento altamente visuale.


[00:02:57.300] – Speaker 1

Ok, quindi, come dicevo, secondo me può essere adatto a dei progetti, ma magari non ad altri. Trello funziona bene, a mio parere, quando devi ad esempio pianificare quando vuoi pianificare i contenuti social puoi fare il tuo calendario editoriale oppure magari vuoi archiviare delle informazioni relative a un certo progetto, a una board molto interessante che ho visto è una struttura di trello, una pagina basata su i corsi a cui sei iscritta. Puoi creare diverse colonne corsi tipo la wish list no corsi che vuoi comprare come i corsi a cui ti vuoi iscrivere. Poi puoi avere un’altra colonna dove puoi metterci corsi che ho acquistato, corsi che ho terminato, corsi che voglio rivedere e sotto puoi aggiungere diverse caselline con le informazioni relative a questi corsi. Ecco, in questo modo Trello funziona molto bene, è davvero utile ad avere una visione d’insieme, però può risultare potenzialmente più caotico. Secondo me c’è bisogno di molto autocontrollo per evitare di aggiungere troppe informazioni a quello, quindi andiamo a vedere effettivamente come funziona questa piattaforma. Fammi fare la condivisione dello schermo.


[00:04:30.750] – Speaker 1

Eccolo qua, allora questo è Trello. Ok, questa è la board. Si chiama board che io ho creato per il mio corso online. Ok, io ho un corso in inglese chiamato Unstoppable e l’ho mappato qua. Ok, allora intanto che cosa ho fatto qua? Ho dato una chiave. Ho dato un colore alle diverse priorità. Urgente, non urgente. E il verde è fatto perché, a differenza di asana, qua io non posso non marcare questa o le diverse task come completate e quindi poi non spariscono, ma le posso spostare da una colonnina all’altra? Ecco, non era quello che volevo succedesse. Torniamo indietro. Ecco, andiamo di qua. Bene, allora qua ho fatto una colonna chiamata Contenuti del corso. Ho le grafiche branding qua o le cose relative alla sales page A. La promozione sui social, come vedi, si sviluppa orizzontalmente. Questo significa che sei hai bisogno di avere tante colonne. Rischi di trovarti nella situazione che devi sempre muoverti orizzontalmente per vedere a che punto sono quelle task, quelle per quelle categorie o quegli argomenti.


[00:06:03.040] – Speaker 1

Allora puoi aggiungere una o più card cliccando qua. E che cosa si trova dentro una card? Puoi veramente aggiungere un sacco di informazioni, perché quello che è visibile dalla board generale è solo il titolo di questa casellina. Puoi aggiungere una descrizione? Puoi aggiungere degli allegati. Può impostare una scadenza. Ecco qua addirittura l’orario. Puoi addirittura impostare un promemoria e salvare Tadà. Eccolo qua, adesso abbiamo la scadenza. Poi che cosa puoi fare? Puoi creare delle check list. Quindi eccole qua. Ad esempio trello in questo caso funziona molto bene anche per sviluppare i flussi di flussi di lavoro e le procedure. Puoi magari chiamare questa card pubblicazione degli articoli sul blog. Puoi creare una check list e aggiungere le diverse, i diversi step, i diversi passaggi. Ok, quindi è molto organizzato e abbastanza pulito. Io personalmente lo ritengo un pelino più confusionario e meno zen di asana, ma ugualmente efficace e comodo. Puoi aggiungere le etichette labels che sono collegate a diversi colori. Ne puoi anche creare di nuove. E puoi dare anche un significato specifico.


[00:07:42.290] – Speaker 1

No a ogni etichetta. Ad esempio questa la possiamo chiamare marketing? No? E sai che il giallo è associato ecco, è associato al marketing. Ok, quindi se io poi la vado a selezionare, ecco cosa è successo. Mi si è aggiunta e mi si è aggiunta l’etichetta del colore giallo con la scritta marketing. Quindi questo è molto utile perché ci aiuta ad avere una visione d’insieme, perché se io chiudo questa tab vedi che adesso qua è apparso il colore giallo e io so che il giallo è collegato alla categoria marketing quindi ti permette di usare i colori come dei codici. È una cosa molto utile. Ok, però. Spero che tu capisca perché prima ho detto che può non essere la piattaforma giusta per tutti, perché è molto più caotica, a mio parere, di una piattaforma come asana. Un altro esempio che posso farti vedere è che effettivamente è più caotico. Questo è un template che io ho copiato e che secondo me con l’immagine di sfondo rende la piattaforma un po più incasinata, diciamo.


[00:09:02.950] – Speaker 1

Però anche questa è una cosa interessante. Questo io l’ho nominato content calendar. Quindi calendario dei contenuti 2022. Qua sotto sotto questa tab ho ad esempio la sezione e la casellina dei contenuti, delle idee e dell’ispirazione. Quindi io posso cliccare la posso aprire e posso andare ad aggiungere no diverse a diversi link, magari a degli articoli per cui vogliono prendere ispirazioni per poi creare i contenuti. Ok qua ad esempio io ho creato la colonnina del mese di febbraio. Questa è la newsletter, vedi che ho assegnato il colore azzurro nella colonna dei dettagli che è la colonna informativa dove ci sono tutte le informazioni. Ho dato il colore azzurro alla newsletter, quindi qua nel mese di febbraio vedo che c’è questa newsletter che è stata già pubblicata. Magari posso avere l’acqua se ci devo ancora lavorare sopra. Qua posso archiviare i contenuti dei miei post su Facebook. Quindi qua so che se ad esempio ha proposto caricarci i contenuti che io ho pubblicato, che io ho programmato per il mese successivo, di nuovo posso aggiungere delle scadenze? Ecco Dates e se utilizzi Trello come strumento collaborativo con il tuo team puoi anche aggiungere una persona.


[00:10:43.830] – Speaker 1

Puoi anche aggiungere membri che facciano o che fanno parte del tuo team, che sono membri dentro Trello per delegare, per delegare. Come abbiamo visto nel video di Asana, quando il contenuto, quando i contenuti sono pronti, puoi taggare la persona che si occupa di programmare contenuti. Così quella persona riceverà una notifica e potrà accedere a questa task e programmare tutti i contenuti sui social. Ok, quindi. Un altro esempio è questo qua. Questo è un template di nuovo che ho copiato per la procedura di lancio di un podcast basato su una tempistica di sei settimane. Quindi puoi aggiungere anche queste immagini di copertina. È molto carino a livello grafico, però secondo me anche una di queste cose che poi quando dici impacchi ci perde anche un sacco di tempo e ti fa anche un po procrastinare. Però, come detto, questo è visivamente molto carina come board e questo è un bonus di un percorso a cui io mi sono iscritta in passato. Quindi puoi sfruttare tre Trello anche per creare i bonus dei tuoi servizi, dei tuoi prodotti, dei tuoi corsi e renderlo veramente


[00:12:06.120] – Speaker 1

Riconoscibile, associabile al tuo brand. Questa è la cosa, forse una delle cose più particolari di tre. Lo puoi usarlo anche con i tuoi clienti. E veramente personalizzarlo in base a quello che è il tuo brand. Quindi qua ad esempio no? Se guardiamo che cosa fare sei settimane prima di un lancio. Vediamo le diverse task e le diverse cose. E queste icone qua sotto indicano che c’è una descrizione che c’è in allegato e che c’è anche una check list. Quindi, visivamente, proprio questo è il motivo per cui ti dicevo prima che c’è, che è perfetta per una visione d’insieme, perché tu a prima vista puoi vedere qual è la situazione nella board, che cosa sta succedendo, che cosa c’è da fare? Ad esempio, dentro questa task vedi che ci sono quattro task da fare nella check list e sono tutte quante da fare. Se io vado qua adesso io non posso fare modifiche, però se vado invece qua e creo ad esempio una check list. La aggiungo uno, due, tre, quattro.


[00:13:23.980] – Speaker 1

Se andiamo a vedere all’esterno adesso vedi che c’è il quadratino con la spunta che mi indica che c’è una check box. Vedo che ci sono quattro cose da fare se ritorno e le vado a marcare, ad esempio se vado a marcare tre torno fuori. E adesso vedi che qua indica che sono state fatte tre cose su quattro. Quindi questo per una visione d’insieme è veramente ottimo. Ok, bene, questo era Trello. Spero che questo video sia stato utile per farti capire, perché penso che Trello sia adatto a certi progetti e non ad altri e a certe persone, ma non a tutti. Ok, è una piattaforma particolare e quindi spero che questo video sia stato utile. Se tu usi Trello lasciami un commento, fammi sapere come ti trovi controllo e non dimenticarti di iscrivervi al canale. Così non ti perdi i prossimi video. Ciao.