Organizza il tuo lavoro con Asana

Come gestire al meglio il tuo lavoro da freelance? Come organizzarsi con successo e soprattutto, con piacere?

Oggi ti parlo di Asana: un’app gratuita per gestire i tuoi progetti in modo facile e snello.

Asana è un software di gestione di task e progetti che ti aiuta ad essere più organizzata: sia che tu voglia usarlo per la tua vita personale o professionale, per gestire i progetti delle tue clienti, oppure nella creazione dei contenuti, Asana puo’ davvero essere lo strumento giusto per te.

Tu e la tecnologia non andate d’accordo e non riesci a lavorare bene?

Sogni più successo online e più tempo per te?

Con gli strumenti giusti, tutto è possibile è più facile di quanto pensi.

Ho creato per te una guida pratica con i tool che aiutano le mie clienti – coach e consulenti con mille idee da realizzare – a trasformare il sogno in realtà semplificando:

-Agenda e pianificazione

-Creazione dei contenuti

-Vendita di corsi e servizi

-Funnel e newsletter

Puoi averla subito, gratis, insieme ai miei consigli per fare pace con la tecnologia e lavorare con meno stress.

Trascrizione automatica del video


[00:00:00.630]

Tu vuoi organizzare al meglio il tuo lavoro in un modo semplice e gratuito? Ho ragione oppure no?


[00:00:10.520] 

Bene.


[00:00:11.050]

Nello scorso video ti ho spiegato perché hai bisogno come freelance oppure si lavori in proprio perché hai bisogno di un task manager, di un project manager. E che cosa ci puoi fare? Mentre oggi in questo video ti faccio vedere asana o asana, secondo me è uno tra gli strumenti migliori di task management perché è gratuito, ha un’applicazione, quindi è assolutamente accessibile dal browser ma anche dal cellulare, dal tablet e dal tuo computer. Ha una struttura molto pulita, quasi zen per come è chiaro e organizzato quindi without further ado, come si dice in inglese, andiamo a vedere Asana. Ciao, io sono Alessia, Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa impazzire e oggi ti parlerò di Asana Asana, un software che ti permette di organizzarti meglio, organizzarti con piacere. E, come dicevo nello scorso video, puoi usarlo per un sacco di progetti diversi, per la tua organizzazione personale, per organizzare i tuoi viaggi. Lo puoi usare per i tuoi progetti di lavoro, che siano ad esempio progetti di marketing e progetti di copywriting, quindi le diverse aree del tuo lavoro.


[00:01:47.410]

Puoi usare questo task manager per mappare i tuoi lanci? Puoi anche usarlo per gestire i progetti con i tuoi clienti, per archiviare contenuti social, per creare il tuo piano editoriale. Veramente non ci sono limiti a come puoi usare Asana e e questa. Questa è la ragione per cui è così versatile e la sua versatilità associata alla sua struttura visiva veramente zen pulita lo rende uno degli strumenti migliori per gestire il business, per organizzare il tuo tempo, organizzare i lanci anche per delegare al meglio. Ok, quindi. Detto questo, ora ti farò vedere come funziona Asana e come puoi usarlo per organizzare il tuo lavoro. Ok. Allora siamo dentro asana o asana? Questa è la schermata iniziale che noi ci troviamo non appena facciamo il login e vediamo che qua nella sezione My Priorities poi ci sono delle task che io ho messo in scadenza, quindi delle cose da fare a cui io ho dato una scadenza e quindi mi appaiono qua in questa sezione. Così io so che devo lavorare su queste cose. Ok, quindi molto utile che ci sia la scadenza.


[00:03:20.600]

Posso anche andare a vedere le task che hanno una scadenza, ma questa scadenza è passata, magari perché me ne sono dimenticata, magari perché non le ho marcate come completate, eccetera eccetera. Ok qua nella sezione completa ed ovviamente posso vedere tutte le task che io ho già completato. Quindi se io vado a cliccare su questa e la marco come completata, questa mi sparisce dalla sezione upcoming e mi va nella sezione completata. Se questa la la la marco come incompleta me la ritrovo di nuovo qua. Ok, questa è la dashboard principale, la nostra home. Ok, poi qua in questa barra laterale vediamo che ho ad esempio marketing e corsi online. Questi sono i miei progetti. Ok, quindi ho il progetto marketing al quale dentro il quale io posso creare altri sotto progetti. Quindi ad esempio dentro il progetto marketing ho questo template qua che l’ho impostato solo per farti vedere come funziona effettivamente. Asana, ho un progetto, contenuti social, poi ho un’altra categoria dentro la sezione corsi online. Ho questo progetto che è uno dei miei corsi che offro in inglese.


[00:04:49.160]

Ok, quindi lo puoi ovviamente organizzare per aree del tuo business, quindi marketing, lanci, finance, eccetera eccetera. Se andiamo a vedere questo template, questo è un template che trovi direttamente dentro Asana che penso sia veramente efficace perché ti fa venire davvero le potenzialità di questo questo strumento. Allora queste sono le sezioni queste che vedi in grassetto e sotto ci sono le task, quindi le cose da fare. Tu puoi anche chiudere tutte le sezioni per avere davvero una struttura chiara e pulita e poi andare ad aprire le diverse sezioni solo quando vuoi farlo. Se io, ad esempio, vado ad aprire la sezione planning qua, io posso aggiungere una nuova task.


[00:05:45.110]

Premo su invio e qua posso fare già diverse cose interessanti. Posso assegnargli questa task oppure la posso assegnare ad altri membri del team? Posso impostare una scadenza e posso impostare anche la priorità se ha una priorità alta, media oppure bassa. Sempre da qua. Se clicco su di essa, ecco cosa succede. Mi si apre un’altra barra laterale dove io posso andare ad aggiungere più dettagli. Io posso aggiungere una descrizione. Posso cambiare. L’appartenenza di questa task ad un certo progetto. Ok. Quindi qua posso cambiarlo. E posso cambiare anche la sezione di appartenenza di questa task. Molto utile questa cosa. Ok, posso appunto, come dicevo, aggiungere una definizione molto carina che ti permette anche la formattazione, ti permette di fare anche dei punti elenco, di aggiungere dei link, addirittura di registrare un video. In aggiunta puoi mettere un like, puoi aggiungere degli allegati e puoi creare delle sotto task. Questo è molto utile perché con questa funzione puoi veramente creare dei flussi di lavoro. Quindi, ad esempio, se io clicco e aggiungo, voglio aggiungere una sotto task qua posso posso mettere lo step numero uno, lo step numero due, lo step numero tre, eccetera eccetera.


[00:07:30.730]

Ok, quindi questa può essere il tuo flusso di lavoro. Ad esempio per la pubblicazione di blog di una pubblicazione sull’articolo di un articolo sul tuo sito puoi mettere qua tutti i vari passaggi che devi fare, devi seguire per pubblicare il tuo articolo sul tuo sito e questa è una cosa molto utile perché quando sarai pronta a delegare sarà molto più facile per la persona che se ne occuperà, perché ci sarà già una guida di tutti i passaggi da fare. Ok, puoi linkare, puoi estrapolare, estrapolare i link di questa task e altre cose interessanti che puoi fare. Una volta che tu hai aggiunto alle sotto task vedi che puoi aggiungere ci sono di nuovo le icone che abbiamo visto prima, poi aggiungere una scadenza. Aggiungere una scadenza puoi aggiungere puoi taggare una persona, ma puoi anche aprire questa sotto task. E aggiungere altri dettagli, aggiungere altre descrizioni, commenti sotto tasca, eccetera eccetera. Ok, se torniamo qua vediamo che possiamo fare anche un’altra cosa. Possiamo possiamo postare un commento. Ok, quindi è molto utile perché ci permette anche di avere una conversazione con il nostro team dentro la stessa piattaforma.


[00:09:01.970]

Quindi qualcuno puou scrivere i tuoi commenti puoi aggiungere dei collaboratori quindi se hai un team puoi aggiungere puoi dare accesso a questa task ad un’altra persona nel tuo team. Ok, quindi questo è un mio altro indirizzo e-mail. Ora che io ho aggiunto questo a quest’altro team member, questa persona riceverà una notifica che è stata aggiunta a questo progetto, a questa task e quindi può avere accesso, può interagire e può commentare e lavorare su questa task. Ok. Veramente utile. Un’altra cosa. Un’altra cosa che voglio farti vedere, ad esempio, in quest’altro progetto. Questo è un template dei contenuti social e quindi come puoi organizzarlo tranquillamente così i tuoi? Le tue sezioni possono essere relative agli anni oppure ai trimestri. Puoi aggiungere le diverse task tra virgolette che sono relative ai mesi, quindi, ad esempio al mese di gennaio, se vado a venire o se vado a vedere dettagli quali ho creato delle sotto task come se fossero delle sottocartelle relative a Facebook relativa Instagram. Se clicco su Facebook posso caricare ad esempio dal computer da Google Drive, da Dropbox.


[00:10:30.810]

Posso caricare un file con tutti i contenuti social del mese di gennaio relativi a Facebook. Ok? Questo è molto utile perché pensa tu puoi lavorare ai contenuti social, poi quando sono pronti ricarichi qua nella tasca e puoi assegnare questa task al tuo team, al tuo team, che sia alla persona che si occupa della programmazione dei contenuti social su Facebook. La stessa identica cosa è valida, ad esempio, per la newsletter o per i post di Instagram. Ok? Quindi ti permette di ottimizzare anche la comunicazione tra te e il tuo team in modo anche da evitare il ping pong delle mail. Guarda che i contenuti sono pronti da programmare perché quando tu aggiungi il tag, quando tu assegni una task a un’altra persona, questa persona riceverà una notifica. Ok. Un’altra cosa che voglio farti vedere è la possibilità anche di impostare la parte visiva di un progetto, non solo come lista come questa. l’Unicorno sì. Ogni volta che marchi una una task come completa c’è sempre un una gif di celebrazione e sono molto carine.


[00:11:52.650]

Un’altra modalità di visuale di visualizzazione dei progetti non è solo la vista, ma è anche come una board. Quindi qua noi possiamo fare. Ad esempio, magari questa dei contenuti social non è molto appropriata, ma invece ti faccio vedere questo percorso online che forse è più facile qua ad esempio, nei quali ho tutti i moduli e potrei fare la sezione. Una nuova sezione diventa ad esempio benvenuto, perché questa è la sezione di benvenuto nel mio corso. Qua posso mettere modulo.


[00:12:32.160]

Uno.


[00:12:33.350]

Posso mettere il modulo due eccetera eccetera. Quindi vediamo che si sviluppano orizzontalmente. E poi io posso spostare queste task da una colonna all’altra. Ok, quindi questo è molto utile. Se tu, ad esempio vuoi creare, vuoi lavorare sui contenuti del tuo corso online? Ti serve anche da archivio, perché qua tu puoi aggiungere tutti i vari contenuti. Quindi, ad esempio nel modulo uno io ci voglio aggiungere una sezione di una descrizione del modulo uno. Ma un’altra cosa che io voglio mettere all’interno del modulo uno è ad esempio la lezione numero uno. Poi magari avrò la lezione numero due dentro lo stesso modulo uno. Quindi facendo organizzando i tuoi contenuti in questo modo riesci ad avere un una visione d’insieme riguardo ai contenuti che devi creare, riguardo ai contenuti che magari devi delegare la creazione e su cui poi tu devi lavorare. E la cosa molto utile che in questo modo, organizzandosi così. Una volta che tu hai fatto il modulo, la lezione introduttiva del modulo uno la marcare come completa. Sai che quella cosa fatta non la devi fare e lo vedi, non lo vedi proprio qua.


[00:14:08.010]

Hai una visione d’insieme che ti permette di capire a che punto sei. È veramente una utilità davvero importante. Mi piace molto questa funzione di Asana che ti permette di cambiare la struttura visiva dei vari progetti. Come lista, come board lo puoi avere anche come Time Machine, però con un piano a pagamento.


[00:14:36.050]

Lo puoi.


[00:14:36.320]

Avere anche come calendario. Quindi io personalmente non consiglio di di avere la visione calendario come base dei tuoi progetti, però è una funzione interessante perché quando tu hai assegnato una scadenza alle task dentro questo progetto lo vedrai qua nel calendario ok. Quindi in questo modo noi vediamo che i giorni della settimana, i giorni feriali sono grandi e spaziosi. Invece fine settimana sono limitati. Perché qua è impostato con i weekend off e così invece la visuale con i weekend in cui li vediamo sette giorni pieni. La funzione del calendario è utile, ma se tu utilizzi un calendario digitale puoi anche magari considerare l’idea di forse collegare il tuo calendario digitale per sincronizzare le task e vedere riflessi anche i tuoi impegni. Detto questo, può essere utile, può fare anche un po di confusione. La mia impostazione preferita è sicuramente quella della lista, perché rimane molto chiara, semplice. E se a un certo punto ti senti veramente sovraccarica, vedi tutte queste cose e non sai più come gestirle, perché ti senti veramente frustrata, magari ti sei rimasta indietro su alcune cose.


[00:16:05.700]

Puoi tranquillamente nascondere tutte le sezioni e aprirne una. Una. Ok, io devo lavorare sulla sezione di benvenuto. Adesso mi lascio davanti solo questa. Mi concentro su questa quando l’ho finita. Chiudo questa sezione e passo alla prossima. Secondo me questa è una cosa molto importante che fa un’enorme differenza. Detto questo, siamo alla fine nel nostro video di asana. Spero che questo video sia stato utile fammi sapere nei commenti. Se hai usato Asana, se vorresti usarlo e come ti trovi. E non dimenticare anche di iscriverti al canale, perché la prossima settimana ci sarà invece il video sul compare di Asana, ovvero Trello. Quindi vedremo un’altra piattaforma nei dettagli per vedere le loro differenze e anche per vedere un po’ per che cosa funziona meglio. Asana, per che cosa funziona meglio. Trello Noi ci vediamo la prossima settimana. Ciao.