Gestire gli appuntamenti con Calendly per freelancer nel 2022

Calendly è un’app di gestione appuntamenti che ti aiuta a pianificare riunioni e consulenze.

In pratica è un’agenda digitale, dove i tuoi clienti possono prenotare le consulenze in totale autonomia.


Con Calendly puoi organizzare i tuoi appuntamenti al meglio ed essere molto più organizzata nel lavoro. Vediamo come si usa.

Tu e la tecnologia non andate d’accordo e non riesci a lavorare bene?

Sogni più successo online e più tempo per te?

Con gli strumenti giusti, tutto è possibile è più facile di quanto pensi.

Ho creato per te una guida pratica con i tool che aiutano le mie clienti – coach e consulenti con mille idee da realizzare – a trasformare il sogno in realtà semplificando:

-Agenda e pianificazione

-Creazione dei contenuti

-Vendita di corsi e servizi

-Funnel e newsletter

Puoi averla subito, gratis, insieme ai miei consigli per fare pace con la tecnologia e lavorare con meno stress.


Trascrizione automatica del video

Sei ancora costretta a mandare 25.000 e-mail prima di riuscire a trovare il giorno e l’ora giusti per una sessione conoscitiva con una possibile cliente oppure una sessione con una tua cliente esistente? Diciamo basta al ping pong di e-mail. Basta perché ti fa perdere un sacco di tempo. Seconda cosa, ma secondo me è veramente importante. Ti rendi disorganizzata e un po meno professionale agli occhi di una possibile cliente che magari non ti conosce. Ti ho appena trovato online, quindi esistono dei software che ti permettono di gestire gli appuntamenti in modo molto semplice e snello. Praticamente creando un appuntamento viene automatico. Viene creato un link che tu puoi spedire alle tue clienti e possibili clienti e loro, in totale autonomia, possono andare a prenotare una sessione con te, una consulenza, una community in qualsiasi cosa, anche in persona, non solo necessariamente online. In questo video ti parlo di Calendly, ti faccio vedere come funziona a calendari, mentre nel video di qualche tempo fa ti avevo fatto vedere Book Like a Boss. Trovi il video qua sopra


Va bene, partiamo, partiamo con Calendly e vediamo come funziona e come ci si può aiutare a organizzarsi al meglio con i tuoi appuntamenti.


Ciao, io sono Alessia Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa impazzire e oggi in questo video ti parlo di Calendly, è uno strumento molto, molto semplice, con un costo davvero accessibile che ti permette di creare e gestire gli appuntamenti di persona oppure online con le tue clienti oppure possibili clienti a un costo molto, molto accessibile. C’è anche un piano gratuito, ma il piano gratuito ha secondo me una importantissima funzione che manca completamente e che poi vedremo oggi che ti faccio vedere tra pochissimo. Quindi il mio consiglio è di fare un piccolo investimento e iscriversi con il piano base da 8$ al mese perché ti dà delle funzionalità aggiuntive che ti permettono di gestire davvero davvero al meglio i tuoi appuntamenti. Allora la primissima cosa che voglio farti vedere è come appare Calendly dal punto di vista di una persona esterna, di una possibile cliente che vuole prenotare una call, una consulenza con te.


Questo è come appare qua. Ci possiamo aggiungere una descrizione, ci possiamo aggiungere delle informazioni, ma fondamentalmente questa è la schermata in blu. Ci sono evidenziati i giorni in cui sono disponibili. Se clicco su uno dei giorni della settimana posso andare a vedere le disponibilità orarie. Ad esempio io voglio avere il meeting alle 15, clicco su conferma e qua posso andare a inserire i miei dettagli. Nome e mail sono sempre obbligatori, ovviamente, perché è il modo in cui la persona, la tua cliente, riceverà la conferma via e-mail della prenotazione. Ma c’è assolutamente posto per aggiungere delle domande aggiuntive di cui tu magari potresti aver bisogno. Ad esempio, se sei una social media media manager puoi chiedere che le persone che prenotano con conoscitiva con te inseriscano i link a i loro canali social. Così tu puoi fare un po di ricerca e puoi farci un’idea di della presenza della visibilità di questa possibile cliente. Ma andiamo a vedere il dietro le quinte. Una volta che tu hai creato un account, questa è la schermata, puoi andare a vedere diversi tipi di evento, puoi creare diversi tipologie, quindi ad esempio una sessione conoscitiva da 30 minuti, puoi creare un appuntamento da 1 ora oppure da 90 minuti per una cliente puoi creare una consulenza a pagamento, quindi il pagamento avviene direttamente da calendari usando Stripe o PayPal e immediatamente non solo viene fatto il pagamento, ma viene anche prenotata la consulenza, quindi questi sono i diversi tipi di appuntamento.


Andiamo a vedere come si crea un nuovo appuntamento e come possiamo. Impostarlo e come possiamo modificarlo in base alle nostre necessità? Andiamo a creare un nuovo appuntamento. Vado a creare un appuntamento. 1 to 1. Ci tengo a sottolineare questo è un account essential, quindi è il piano a pagamento da 8$ al mese. . Quindi se tu avessi, se tu stai usando un piano gratuito sarà leggermente diverso. Voglio creare un appuntamento o quanto meno, quindi un appuntamento frontale. Una persona sono io e l’altra persona, ad esempio la mia cliente. Quindi vado a cliccare su Crea, gli do il nome consulenza da 90 minuti. Ad esempio posso aggiungere una location, ma potrebbe essere un meeting in persona. Quindi qui se lo seleziona ci posso mettere l’indirizzo fisico del mio ufficio. Potrebbe essere una telefonata, quindi ci sarà il campo per la cliente, possibile cliente. Per lasciare il proprio numero di telefono posso selezionare Google Meet, posso selezionare Zoom e posso integrare Zoom in modo che generi in automatico un link univoco per ogni meeting programmato.


E poi ho millemila altre opzioni GoTo Meeting, microsoft teams, custom perché magari qua voglio inserire un un’informazione o un link univoco o un qualsiasi altra modalità di booking, di prenotazione, di comunicazione. E qua posso decidere se viene mostrato, quando si sta prenotando, oppure posso decidere che venga mostrato solo dopo la prenotazione o che hai quando la prenotazione è stata confermata. Questo è un’opzione che puoi utilizzare se tu utilizzi ad esempio Zoom e per tutti i tuoi meeting tu utilizzi il tuo link univoco. Quando tu che hai un account su Zoom, oltre a creare dei meeting, tu hai anche un link univoco. Se tu vuoi utilizzare sempre solo quel link a la tua stanza personale su Zoom puoi inserirlo qua. Puoi andare a selezionare Custom, inserirlo qua e a scegliere che questa. Questo indirizzo. Questa location viene mostrata solo dopo la conferma. Quindi qua ad esempio, io ci vado a mettere il link alla mia stanza personale zoom , aggiorniamo qua, posso mettere le istruzioni tipo questa sessione riservata alle mie mie clienti.


Qua ci puoi mettere una qualsiasi cosa, qualsiasi tipo di descrizione. Se ce n’è bisogno puoi andare a modificare il link. Puoi andare a modificare il colore dell’evento. Questo è molto comodo. Se vuoi avere ad esempio delle modalità di appuntamento gratuite e a pagamento, puoi dare un codice colore a queste due opzioni. Ad esempio, tutte le sessioni di consulenza a pagamento sono in verde, tutte le sessioni gratuite sono in magenta , in modo che a colpo d’occhio tu riesci a identificarle. Clicchiamo su Next e andiamo al prossimo passaggio. Quando possono le mie clienti possibili clienti prenotare questo questo evento fino a due mesi nel futuro oppure qua? Ovviamente posso anche modificare, oppure durante un periodo predefinito tra il giorno X e il giorno Y, oppure in maniera indefinita nel futuro per sempre, finché io non elimino questo tipo di appuntamento. Durata ad esempio voglio 90 minuti e poi passiamo alla disponibilità, alla mia disponibilità oraria. Allora questa è la disponibilità oraria che io ho impostato, quindi tutte le call si possono prenotare durante questi questi giorni.


Però se per qualsiasi ragione io voglio dedicare un giorno specifico della settimana a queste consulenze a pagamento da 90 minuti, allora io posso cliccare su Set Custom Hours perché non voglio usare la mia disponibilità esistente che ho già impostato, ma vado ad impostare un custom hour e io decido che queste consulenze. Se le voglio fare solo il venerdì, tra le nove della mattina e le 20:00. E poi aggiungo non è vero, ecco. E poi vado a spuntare in ogni giorno della settimana. Poi se vuoi, se voglio aggiungere un nuovo intervallo posso farlo. Ovvero io magari posso dare disponibilità dalle nove alle 14 e poi dalle 17 alle venti. , posso fare così. Posso andare a modificare la mia timezone, quindi il mio fuso orario se c’è bisogno. E poi una volta che ho impostato questo, posso andare a. Questa è una cosa importante. Posso andare ad impostare un dieci 15 minuti prima e dopo la consulenza. E questo perché? Perché se una consulenza si protraeva un po più per le lunghe, tu hai tempo.


Aggiunge automaticamente 15 minuti prima, 15 minuti dopo, come un cuscinetto, in modo che se qualcuno prenota lo slot immediatamente successivo, tu hai un pochino di tempo e ha il modo di concludere la tua con la tua consulenza precedente. Quindi io aggiungo sempre questo buffer, circa 15 minuti, poi andiamo avanti, andiamo a vedere il prossimo passaggio e questa è l’impostazione base. , quindi se tu vuoi puoi già andare a condividere questo tipo di consulenza, ma io voglio farti vedere altre funzionalità aggiuntive. Quindi passiamo alle additional options. Qui ci sono delle domande, come ti ho fatto vedere prima che puoi aggiungere praticamente un questionario? che le persone che le tue clienti o possibile clienti devono compilare. Ci sono. C’è un modo per rendere questi campi obbligatori oppure opzionali? Nome ed e-mail sono sempre obbligatori. , qua tu puoi decidere di magari inserire una richiesta di tipo parlami oppure descrivi brevemente la ragione per cui vuoi avere questa consulenza.


Pensa ad esempio, pensa già alla tua problematica e cerca di descriverne la questa è una cosa molto simile a quello che io chiedo durante la fase di prenotazione della mia paura o la mia consulenza da 90 minuti, dove io chiedo alle clienti che la prenotano di descriverci brevemente la ragione per cui mi stanno contattando la ragione per cui stanno prenotando questa consulenza.


Posso renderla required, posso renderla obbligatoria, quindi le persone non possono finalizzare la prenotazione a meno che non rispondano a questa domanda. Poi andiamo a vedere, posso dare un breve spazio per rispondere. Posso dare uno spazio più grande per dare una risposta. Posso anche impostare il radio buttons oppure check box se voglio far scegliere una o più opzioni alle mie clienti o possibili clienti da una rosa di opzioni oppure un campo del numero di telefono. Per adesso lasciamolo multiple lines. Apply. Voglio salvare e andare al passaggio successivo. Allora qua nella notifiche e la policy di cancellazione, eccolo qua. Allora qua tu puoi collegare, decidere di collegare il tuo calendario Google. E una volta che la persona ha prenotato l’appuntamento con per poi decidere chi o riceve l’invito al calendario, quindi Google oppure se hai Office 365 oppure Exchange Calendar ti permettono di aggiungere questi eventi direttamente al tuo calendario, ma anche al calendario della persona che ha prenotato e quella è la conferma di prenotazione, altrimenti puoi cambiare e passare alla conferma via e-mail.


Quindi posso andare a personalizzarla. E posso andare ad inserire delle variabili qui, ad esempio la mail di default è confermata. Quindi confermato il nome del tipo dell’evento con il mio nome. Che giorno, questo giorno qua. E questo è il testo della mail. Ciao. Nome, cognome. Il tuo nome dell’appuntamento con il mio nome a quest’ora a questo giorno quest’ora è programmato. E qua ci sono tutte le informazioni aggiuntive. Quindi il luogo dove si svolgerà l’appuntamento, la descrizione e poi anche le risposte che la cliente o possibile cliente ha fornito. Quindi secondo me questo è molto comodo, quindi io il mio consiglio è di tenere le variabili ma di modificare la lingua, quindi ad esempio se ce la fa cambiare. Ottimo ragazzi avevo controllato ma nel backend quindi dalle impostazioni dell’account non mi faceva cambiare la lingua, mentre invece qua ce la fa cambiare benissimo. Quindi andiamo a vedere la mail ecco e adesso lo vediamo tutto quanto in italiano. Allora la mail di cancellazione che posso andare a personalizzare? Se tu cancelli questa prenotazione puoi andare a personalizzare il messaggio che il destinatario va a ricevere una cosa secondaria, una cosa che invece è molto, molto importante è la mail reminder.


Questo è proprio la funzionalità che manca nel piano gratuito. tu nel piano gratuito puoi solo impostare la mail di conferma, mentre invece questo e-mail reminder quindi il promemoria, questa funzionalità manca nel piano gratuito e io ritengo sia veramente veramente essenziale per evitare che le persone se ne dimentichino. Perchè ragazze succede?


Allora andiamo ad attivarla e andiamo a personalizzarla. Allora qua, vediamo di default le informazioni in base a un promemoria. Questo è un semplice promemoria per ricordarci dell’evento e possiamo decidere di impostarlo ad esempio 48 ore prima e poi, magari non lo so, 4 ore prima. , quindi noi abbiamo impostato la mail di conferma immediatamente. Non appena una persona prenota l’evento prenota la call. Poi abbiamo impostato un promemoria 48 ore prima della call e poi un promemoria 4 ore prima della call, in modo che limitiamo veramente tanto la possibilità che questa persona si possa eventualmente dimenticare del nostro appuntamento. La mail di follow up è semplicemente una mail che tu puoi spedire automaticamente una volta passato l’appuntamento. Puoi anche impostare i reminder e i promemoria via SMS.


Personalmente non l’ho mai utilizzato e lo trovo anche un po intrusivo, però poi andiamo a vedere la Cancellation Policy. Puoi aggiungere quali informazioni relative alla tua policy di cancellazione, quindi quanto tempo prima possono le persone? Possono la tua cliente, le tue clienti cancellare questa call? Andiamo a salvare. Andiamo a vedere la pagina di conferma. Possiamo impostare la pagina di default di calendario oppure, se preferisci, puoi creare una pagina grazie sul tuo sito e reindirizzare in fase di prenotazione e prenotazione avvenuta al tuo sito oppure a un qualsiasi altro o qualsiasi altro altra pagina. Poi andiamo a salvare e andiamo a vedere l’ultima opzione. In questo momento io non ho collegato nessun account di pagamento, né Stripe né PayPal, quindi non posso al momento aggiungere un pagamento. Ma se io avessi collegato ad esempio il mio account stripe qua avrei potuto tranquillamente inserire il costo di questa consulenza e quindi, di conseguenza, la persona che arriva su questa pagina può immediatamente pagare e prenotare il giorno e l’orario di questa consulenza molto, molto comodo.


Andiamo a vedere la mail che ho ricevuto come conferma. Eccola qua sono andata ad aprire la mia casella e-mail e trovo la mail che io ho impostato. Confermato consulenza a 90 minuti con Alessia Pandolfi. E eccolo qua. Qua c’è la descrizione, le risposte che io ho dato. Qua c’è la località, il luogo dove avverrà la colla e olio. Opzioni di aggiungere questo evento al mio calendario su Google oppure Outlook. Ma ho anche la possibilità di spostare o di cancellare questa prenotazione.


Benissimo ragazzi. In questo video abbiamo visto come si imposta, come si usa calendari per gestire e semplificare la prenotazione dei tuoi meeting, delle consulenze, delle tue call con clienti e possibili clienti. Spero sia stato utile, fammi sapere nei commenti, se anche tu utilizzi calendly oppure uno strumento simile. E come ti trovi. Non dimenticarti di iscrivervi al canale. Trovo il pulsante qua sotto così non ti perdi nessuno dei prossimi video. Ciao.