Come organizzare il tuo lavoro anche se l’organizzazione non è il tuo forte

Organizzare il tuo lavoro al meglio ha molti vantaggi: ma l’organizzazione non è una dote che hanno tutti. 

Il problema è che se non sei organizzata, non riesci a pianificare, a gestire il team, e a migliorare la produttività.

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Allora abbiamo visto come le procedure e i flussi di lavoro ti possono aiutare a lavorare meglio ed essere più organizzata a delegare meglio. Però io so che l’organizzazione non è un dono naturale, un talento naturale per tutte.

Quindi mi rendo conto che ci possa essere ancora un po di scetticismo oppure un po anche di mancanza di motivazione. Perché, diciamocelo, non è la cosa più divertente del mondo andare a scrivere, a mappare tutte le nostre procedure e di tutti di tutte le attività nel nostro business.

Però in questo video ti voglio parlare quali sono i tre rischi maggiori se sei una freelance disorganizzata, se lavori in proprio ma non sfrutti i flussi di lavoro e che cosa rischi.

Non solo a livello organizzativo, ma anche nelle collaborazioni con le tue clienti

Ciao, io sono Alessia, Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa impazzire e adesso ti faccio una domanda ti chiedo di immaginare una scena tu hai una nuova cliente a cui devi mandare preventivo, contratto e fattura, fai una call conoscitiva. Vieni, prometti entro un paio di giorni, al massimo due tre giorni. Lei è impaziente di cominciare.


È molto soddisfatta di aver trovato e anche tu ti senti molto ispirata da questa persona. Da questa nuova cliente però, succede una cosa succede un imprevisto e ti succede qualcosa. Passa una settimana dopo una settimana, dieci giorni. Questa persona, questa nuova cliente, ti scrive, chiedendomi dove sono questi documenti, dov’è finito Il contratto: Lei ancora non ha ricevuto niente e magari è finito nella cartella dello spam. Va a vedere, non c’è niente e tu cadi dalle nuvole: te ne sei completamente dimenticata, perché hai avuto questo imprevisto.

Hai avuto questo contrattempo che ha creato magari diversi problemi, diversi imprevisti. E tu proprio cade dalle nuvole. Che figura

Questo perché succede Succede perché. Posto che. Gli imprevisti succedono. , ma se noi siamo preparate. Se noi siamo. Organizzate possiamo fare in modo di limitare i danni. . Allora come facciamo Soprattutto cerchiamo di evitarle queste scene perché impattano veramente in maniera critica l’esperienza dei clienti, la user experience, la customer experience perché ti dà un’apparenza non professionale e ti dà un’apparenza non organizzata.


Mentre invece tu quello che. Devi fare è far sentire la cliente coccolata al sicuro, soprattutto dopo che ha fatto un investimento sostanzioso con te. Che sia a livello economico ma anche magari a livello proprio di tempistiche, se il progetto su cui vi state imbarcando è un grande progetto. Quindi ci stanno gli imprevisti. , assolutamente succedono, ma se siamo un pelino organizzate possiamo evitare di perdere la faccia. .


Perché la cliente può vivere in maniera diversa il fatto che tu ti sia dimenticata di mandarle i documenti, il contratto e la fattura, come. Promesso, e ognuno. Può prenderla in maniera diversa. , quindi non vogliamo apparire disorganizzate e non professionali. Rischi di perdere pezzi per strada. Ti faccio. Un esempio quando io ho. Iniziato, ormai nel lontano 2016 come assistente virtuale, ogni volta che io iniziavo una nuova collaborazione ero sempre molto contenta, molto soddisfatta, molto, anche orgogliosa di me. E spesso succedeva che mi dimenticavo di verificare che il contratto fosse stato veramente firmato. Cioè io magari lo spedivano, Però iniziavo subito la collaborazione. E non andavo a verificare che il contratto fosse stato effettivamente visualizzato e firmato. Mi è successo un paio di volte No, più di un paio di volte veramente. Per fortuna non ci sono.


Mai state conseguenze serie. Però ragazzi, è essenziale che se tu hai un contratto da far firmare che chiarisce le tue disponibilità, i tuoi paletti, le responsabilità tue e delle clienti, è importante che venga visualizzato e firmato dalla cliente. Non può iniziare una collaborazione senza. Che tutte e due tu e la tua cliente siate nella stessa pagina. No, che siate. Che sia chiaro a entrambe quali sono responsabilità, obiettivi, esecuzione, eccetera eccetera. Quindi io, siccome non avevo un flusso di lavoro, non. Era organizzata nella mia procedura di onboarding. Quindi la partenza, la collaborazione iniziale di un nuovo progetto con una cliente. Mi è successo diverse volte di dimenticarmi, di verificare che i contratti fossero effettivamente firmati. Può diventare un problema Può essere un problema , quindi se non sei organizzata rischia appunto di dimenticarti dei passaggi per strada. E possono avere davvero un impatto molto serio.


Terza ragione. Per cui il terzo. Rischio è che se tu non. Sei organizzata, ma nemmeno un pezzettino appena appena. Se vuoi delegare, sarà molto più. Difficile per te e per i membri del tuo. Team seguire. Il lavoro, eseguirlo in maniera corretta o comunque in maniera, nella maniera che tu hai sviluppato e nella maniera che per te significa ben eseguito. Quindi se deleghi senza delle procedure, senza o senza una mappa da e libera modalità di esecuzione al tuo team, perciò non puoi assolutamente lamentarti se la task è eseguita, se l’obiettivo che è stato raggiunto, quindi ad esempio la contabilità oppure la pubblicazione dei contenuti. Sui social. Oppure la pubblicazione di un. Articolo sul blog. Ecco, non puoi lamentarti se non è stata eseguita bene. Che poi cos’è “Bene”, bene, è. Il tuo. Punto di vista, la tua modalità esecutiva. Ciò a cui tu. Sei abituata. , quindi. Questo. È anche un’altra cosa molto importante. Cioè, se. Non non ti sforzi almeno un po. Di essere un pelino organizzata, rendi anche la collaborazione con i membri del team veramente difficile, veramente non produttiva, non efficace.


E molto spesso si traduce anche in un’ insoddisfazione generale insoddisfazione da parte tua che le task non vengono eseguite bene. Secondo. Quelli che sono i tuoi modelli, i tuoi modelli esecutivi, ma anche insoddisfazione dalla parte del tuo team che non si sente supportato, non si sente capito, non si sente incoraggiato, non si sente motivato.

Quindi queste sono le tre conseguenze più importanti, più significative. Che rischi se non è nemmeno un piccolo sforzo per organizzarsi.

Per lavorare meglio, spero che questo video ti sia stato utile. Lo so, ragazze lo so veramente che l’organizzazione magari non è un talento naturale per tutte, però è importante se vogliamo scalare, se vogliamo ottimizzare, crescere il nostro business è importantissimo fare uno sforzo e definire almeno delle piccole cose.

E non c’è bisogno di dire okay adesso, ma mappo tutte le procedure del mio business no, sono troppe: bisogna partire da una cosa piccola, dalla primissima cosa, ad esempio, che tu vorresti delegare. Se c’è una cosa che per te è un vampiro, un temporale, un vampiro di energia, come ad esempio per me la pubblicazione e la programmazione dei contenuti social, puoi andare a mappare tutti i passaggi che tu esegui per raggiungere quel certo obiettivo.


E poi puoi. Iniziare a delegare. Piano piano e poi, quando prende il via piano piano. Può iniziare a mappare le altre procedure e altri flussi di lavoro e vedrai che sarà sempre sempre più facile essere più organizzata.

Ci prenderai gusto perché avrai tutto sotto controllo. E ti sarà anche molto più facile gestire gli imprevisti e gestire il tuo team.

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