Come organizzare al meglio il tuo lavoro e avere tutto sotto controllo

Ma come si fa ad essere davvero organizzata, a lavorare bene e a non sentirsi stanca? Puo’ essere difficile debellare il multitasking, soprattutto se lavori da casa..ma questa non significa che sia impossibile organizzare al meglio il tuo lavoro.

In questo video ti parlo di software che ti aiutano a lavorare meglio, ad organizzare il tuo tempo e diventare più produttiva.

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Trascrizione automatica del video


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Lavori in proprio. Ma ti senti sempre in affanno perché non sai se riuscirai a rispettare le scadenze per i clienti? Magari vuoi delegare qualcosa nel tuo business, ma non hai delle procedure di flussi di lavoro ben chiari. Quindi ti rimane tanto difficile delegare e lasciar andare il lavoro su una parte del tuo business. Oppure ti senti semplicemente un po disorganizzata? Tieni i documenti materiali sul computer, né nell’hard disk esterno, ma anche su Gmail, su Google Drive, magari anche su Dropbox. Chissà dove. Quindi documenti sparsi dappertutto. Dov’è il problema? Così è difficile crescere senza un minimo di organizzazione. È veramente complicato rendersi conto di dove sei e dove puoi andare. C’è bisogno di un minimo di pianificazione e organizzazione per rispettare le scadenze, per avere tutto sotto controllo e per delegare senza stress. Quindi in questo video ti parlo di come puoi organizzarci con piacere al meglio con due strumenti assolutamente gratuiti. Io sono Alessia, Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa impazzire. E oggi parliamo di organizzazione. Organizzarsi con piacere, senza stress.


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Allora io personalmente ho provato di tutto. Ho trovato l’archivio sul carattere, su personal computer con delle cartelle e sottocartelle. È tutto organizzato. Ho provato l’hard disk esterno, ho provato Google Drive, ho provato Dropbox, ho provato il cloud ma dopo un po onestamente avevo un po la roba dappertutto, anche io. Ok, quindi che cosa ha fatto? Ho cercato degli strumenti che fossero accessibili da diverse piattaforme, dal cellulare, dal tablet, dal computer, magari che avessero anche una vera e propria app o comunque un software da poter scaricare sul computer. Cercavo degli strumenti che fossero realmente gratuiti, perché ne volevo testare alcuni semplici da usare e così ne ho trovati due. Questi due sono veramente tra i più famosi e i più popolari e ci sono delle ottime ragioni per cui lo sono. E questi due software per organizzati con piacere, senza stress e per delegare meglio e per organizzare al meglio il tuo lavoro, sono Asana e Trello. Allora, intanto, che cosa puoi fare con Asana e Trello? Ci puoi pianificare i tuoi progetti?


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Puoi pianificare i tuoi lanci, i tuoi corsi online. Puoi ad esempio mappare tutte le lezioni e i moduli, aggiungere i contenuti ed avere un archivio dei tuoi corsi. Puoi creare i progetti per i tuoi clienti. Puoi avere i tuoi flussi di lavoro, puoi mappare e fare brainstorming per il tuo marketing. Ok, puoi anche creare delle cartelle e sottocartelle relative ad esempio, a una revisione dell’anno o alla pianificazione dell’anno successivo. Ok avere un archivio anche dei tuoi contenuti, cioè tutti i contenuti che tu pubblichi sui social no. Puoi caricarli ad esempio su Asana o su Trello o comunque su una piattaforma di project manager, di task manager. Quindi niente più la roba a caso, i contenuti sparsi. Perché una volta ti senti ispirata, allora aprì il apri word pages e cominci a scrivere i contenuti, a volte magari ti senti ispirata e lo fai al volo quando aspetti la metropolitana. Ok? No, con una piattaforma di task manager puoi da qualsiasi parte non puoi aprirla e scrivere, anche annotare le tue idee. Ok, quindi niente più.


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Roba a caso qui e niente più. La roba divisa, i documenti, i contenuti divisi tra tre computer drive box oppure le note sul quaderno perché ti permettono di avere un archivio accessibile da tante diverse piattaforme e a cui puoi far riferimento in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo tu ti trovi. Poi un altro vantaggio di avere una piattaforma usare la piattaforma come Asana o come Trello è che ti permette di creare i tuoi flussi. No. I tuoi flussi di lavoro standard operating procedures, come si chiamano nel mondo delle aziende che ti servono fondamentalmente per creare, per delegare, senza stress. Ok, perché puoi mappare le procedure di pubblicazione per il tuo blog, per il tuo podcast, per la programmazione delle lettere, per la creazione delle fatture. E ti servono perché quando tu sarai pronta per delegare, magari adesso non sei pronta per delegare. Più avanti lo sarai e avere una guida dei tuoi flussi di lavoro con. In vari passi le foto, magari dei video tutorial, ti aiuta a delegare in maniera più facile, perché la persona che si troverà ad aiutarti, che si troverà nel tuo team avrà già una struttura di flussi di lavoro completamente aggiornata.


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Dovrà quindi prenderci un attimo la mano, ma tu non sarai obbligata a fare il training per ogni aspetto del tuo business al tuo nuovo team member, alla tua, alla persona che ti sta aiutando, che ha assunto per collaborare con te. Quindi Asana e Trello sono due strumenti molto, molto semplici che puoi utilizzare nel prossimo video e ti parlerò nei dettagli di Asana e poi nel prossimo ancora di Trello. Ma nel frattempo ti voglio anticipare che questi due strumenti, appunto, sono veramente facili da usare, sono molto diversi l’uno dall’altro. Ok, entrambi hanno lo stesso obiettivo, entrambi hanno l’obiettivo di aiutarti a lavorare meglio, ad organizzarsi con piacere, a gestire i tuoi diversi progetti. Perché può impostare delle scadenze, puoi aggiungere degli allegati, puoi taggare le persone che collaborano con te, che siano i tuoi clienti, oppure l’assistente virtuale oppure la tua copywriter qualsiasi però, Asana e Trello sono visivamente diversi asana. A mio parere è una piattaforma più pulita, più chiara, più chiara. Il background? Lo sfondo è sempre bianco e quindi ti permette di organizzare l’organizzazione dei tuoi progetti, a mio parere più pulita e più chiara.


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Quindi se sei una persona che ha necessità di mantenere un ambiente quasi zen, perché non vuoi avere tanti, diversi, tanti diversi colori e stimolazioni per evitare le distrazioni? Allora Asana secondo me è la piattaforma giusta per te. Trello invece è una piattaforma molto più visiva perché è strutturata con, ad esempio, non sai se ha familiarità con le kanban board. Quindi sono tante colonne. Tu crei una board? No e crei tante colonne. Sotto queste colonne puoi aggiungere i tuoi flussi di lavoro, le tue task, le tue cose da fare. Però hai sempre una visione d’insieme, quindi a mio parere Trello non funziona per tutti i progetti, funziona per tutte quelle cose per cui tu hai bisogno di una visione d’insieme, di vedere la proprio prima vista quando apri la board di Trello di vedere cosa sta succedendo. Hai proprio questa visione d’insieme? È questa la caratteristica principale di Trello, che è molto utile e che per qualcuno può andare può essere assolutamente perfetta, ma a mio parere non è adatta a tutti i progetti e non è adatta a tutte le persone perché può fare potenzialmente più confusione.


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Ok rispetto a una piattaforma come Asana che invece è candida molto zen. Detto questo, non perderti i prossimi video che saranno tutti su Asana e Trello e le loro funzionalità chiave saranno due video diversi. Quindi ricordati di iscriverti al canale e lasciami un commento. Fammi sapere se hai mai sentito parlare di Asana e di Trello e fa sapere come ti trovi. Ciao.