Come essere più produttiva con i flussi di lavoro

Un flusso di lavoro è una guida passo passo che ti aiuta a organizzare e pianificare la tua giornata di lavoro. 

Ti aiuta ad essere più produttiva e organizzata, così puoi lavorare meglio, evitare le distrazioni e delegare in modo efficace.

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Trascrizione automatica del video

Abbiamo parlato un sacco di questi flussi di lavoro. Che diavolo sono? I flussi di lavoro? Sono delle procedure che ti aiutano a raggiungere un certo obiettivo, tipo la pubblicazione di un articolo sul blog, e ti permettono quindi di lavorare meglio. Perché? Motivo numero uno.


Perché sei più organizzata. Sai esattamente tutto quello che succede per raggiungere l’obiettivo per pubblicare il blog, pubblicare un video su YouTube o pubblicare un podcast. Sai esattamente ciò che succede passo passo, quindi sei più organizzata perché numero due, ragione numero due. Perché non ti perdi i passaggi per strada, ti eviti le perdite di tempo perché non ti perdi i pezzi. se fai tutto a memoria si mette il pilota automatico. Quando fai magari la pubblicazione di un articolo su blog, magari qualcosa te lo dimentichi. Io mi dimentico sempre la meta descrizione per la SEO. Ad esempio se non seguo un flusso di lavoro motivo numero tre perché deleghi in maniera molto più facile, sei più organizzata. Di conseguenza, quando sei pronta a delegare puoi farlo in maniera molto, molto più facile e snella.


Ciao, io sono Alessia, Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa assolutamente impazzire. Come abbiamo detto in questo video ti parlo dei flussi di lavoro. Intanto una cosa che voglio chiarire è che i flussi di lavoro possono essere usati, dovrebbero essere usati per qualsiasi attività nel tuo business, a partire, come abbiamo detto nella pubblicazione degli articoli sul blog, i video su YouTube, podcast, la programmazione delle newsletter, la creazione dei funnel, la creazione dei contenuti social, la SEO, le tue finanze, fino anche ad arrivare all’assunzione di un nuovo membro del Team, se c’è una procedura di onboarding di inizio di collaborazione che può essere anche, come abbiamo visto, anche in un altro video no, la collaborazione è l’inizio di collaborazione con una cliente, ma può essere anche l’inizio della collaborazione con il nuovo membro del team, ad esempio fornire tutte le informazioni e la documentazione di cui questa persona ha bisogno, fornire accesso al training, alle password, eccetera eccetera. Ti semplifica veramente tanto la vita.


Come abbiamo detto sono una serie di passaggi che vanno seguiti dall’inizio alla fine e ti aiutano a non perdere i pezzi per strada. Ti dò un esempio molto concreto che a me è successo tantissime volte all’inizio della mia attività, quando io ho iniziato nel 2016 come assistente virtuale. Ogni volta che iniziavo un nuovo progetto ero talmente tanto contenta, eccitata, soddisfatta. Perché un nuovo cliente? Allora andavo proprio con quasi col pilota automatico e spesso mi è successo, nonostante io avessi un contratto ben delineato, è successo che in alcune occasioni mi sono dimenticata di mandare o di verificare che il contratto fosse stato effettivamente letto e firmato. Per fortuna non ha mai portato a situazioni spiacevoli perché non appena mi sono accorta l’ho fatto presente alla mia cliente e la clientela ha firmato senza problemi. Però se io avessi avuto un una procedura, un flusso di lavoro da seguire, non mi sarei dimenticata il contratto. E onestamente, dimenticarsi di spedire e far firmare il contratto di collaborazione alle tue clienti è una cosa un po grave secondo il mio punto di vista, quindi è una cosa assolutamente da non dimenticare.


Nonostante questo, siccome io ero all’inizio, ero sempre molto, molto eccitata, molto contenta. I contratti erano cosa che è successo per strada. Me li sono dimenticati e ho dovuto recuperare dopo. E questa possiamo a parte considerarla una perdita di tempo. Ma soprattutto ci siamo persi un pezzo molto importante, un pezzo essenziale che mette una tutela della nostra collaborazione con le clienti. Ecco perché i flussi di lavoro sono così importanti. Un’altra cosa essenziale di che riguarda il workflow. Quindi le procedure del tuo business si manifesta quando tu vuoi delegare. Quando tu vuoi lasciar andare tutte quelle task, quelle cose da fare che sono più ostiche, più complicate per te. Cosa fai? Assumi un membro del team? Potrebbe essere un assistente virtuale? Potrebbe essere una copywriter per potrebbe essere una social media manager. Facciamoli lavorare bene, facciamoli lavorare meglio, Questi membri del nostro team come? Fornendo loro delle procedure, dei flussi di lavoro che sono assolutamente chiari, semplici e dettagliati, che loro possono seguire passo passo per raggiungere l’obiettivo X.

Ad esempio, la tua assistente virtuale ti aiuta a pubblicare e a programmare gli articoli sul blog. Benissimo, se tu magari l’hai fatto per molti anni e hai il tuo metodo che ti piace, ti fa stare tranquilla, è efficace e funziona bene per te. Se tu non fornisci a la tua assistente virtuale una procedura da un flusso di lavoro dei passaggi, lei o lui lo farà a modo suo e farlo a modo suo significa che magari non è esattamente come lo volevi tu. Ma se tu non hai fornito delle linee guida, delle task o dei passaggi da seguire, è ovvio che la tua assistente, il tuo assistente virtuale, raggiungerà quel certo obiettivo. La pubblicazione dell’articolo a modo suo. quindi, quando ci capita molto spesso di quando deleghiamo o pensiamo che a questa cosa, quando la posso delegare perché solo io sono in grado di farla come voglio io. Non è vero. Non è vero. Se tu crei un flusso di lavoro puoi tranquillamente delegarla, delegare quella task, assegnarla al membro del tuo team, la tua assistente virtuale, copywriter, social media manager.

Chiunque e loro la seguiranno. Seguiranno le task, seguiranno i vari passaggi e raggiungeranno quell’obiettivo a modo tuo. Detto questo, però, una cosa molto, molto importante è che le procedure e i flussi di lavoro sono dinamici, sono in continua evoluzione perché tu crei il tuo flusso di lavoro in base a quello che è il tuo background, la tua esperienza, le tue competenze. Quando assumi un’altra persona e un’altra persona al tuo assistente virtuale se ne occupa lei o lui. Può guardare a quella procedura, a quell’obiettivo con un altro punto di vista, con un’altra prospettiva. E quindi la prospettiva diversa ti permette. Serve di vedere per vedere i buchi, serve per vedere dove puoi snellire e dove puoi ottimizzare. Quindi quando crei le procedure del tuo business no, crea sempre con la conoscenza che queste procedure sono dinamiche, che cambieranno, sono in costante evoluzione e sia aperta anche agli input dei membri del tuo team, perché magari loro seguendo, guardano, non vedono qualcosa che tu magari hai sempre fatto con il pilota automatico e non hai mai notato e c’è possibilità di snellire.


C’è possibilità magari di automatizzare, quindi sia aperta anche agli input della tua assistente virtuale. Come si fa? Come si fanno questi flussi di lavoro? Allora prima cosa che io ti consiglio di fare è quando decidi di sviluppare i flussi di lavoro, ad esempio per la pubblicazione dell’articolo del blog. Non andare a memoria? Assolutamente no, cioè non pensare, non prendere carta e penna. Vabbè, scrivo, mi ricordo le cose da fare e me le scrivo. No, perché ti dimentichi sicuramente dei passaggi. È così, è normale, quindi è meglio registrare tutti i vari passaggi mentre tu li stai eseguendo. Quindi, mentre tu stai pubblicando programmando un articolo sul tuo blog, fai ogni azione e poi scrivi il passaggio che vuoi, ma parli in maniera scritta in un documento su Word? Dentro un task manager come Asana, come nello qualsiasi cosa che tu utilizzi per comunicare con il suo team, per coordinarsi altrimenti. Ed è una cosa che io prediligo e che faccio molto, molto più spesso. Io creo le mie procedure di lavoro registrando lo schermo e descrivendo quello che io sto facendo.


Utilizzo Loom qua sopra troverai il video che ho fatto per il tutorial per registrare lo schermo con loom. Molto, molto utile e molto più semplice perché parlando secondo me riesci a esprimere le sfumature in maniera migliore. Bene, fammi sapere nei commenti se tu utilizzi flussi di lavoro fammi sapere da che cosa hai cominciato oppure se ancora non hai mai creato flussi di lavoro. Fammi sapere se è una cosa che ti interessa fare. Metti un commento qua sotto e non dimenticarti di iscriverti al canale per non perderti tutti i prossimi video. Ciao.