Usare gli strumenti giusti per risparmiare tempo: intervista con Alessia Savi

Questa volta io taccio e lascio parlare la mia amica e cliente Alessia Savi, Digital Strategist, con cui ho condiviso un percorso intenso per ottimizzare e automatizzare le sue procedure di gestione clienti (onboarding). Alessia ci spiega quando e perchè la gestione amministrativa del suo business stava diventando troppo intensa e come abbiamo lavorato insieme per automatizzare e fare ottenere più tempo da investire nel suo business.

Trovi Alessia qui:

Sito: alessiasavi.com

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Trascrizione automatica del video

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Bene benvenute ragazze benvenute. Oggi ho un ospite d'onore, mia omonima tra l'altro, quindi rimbalzerà così con i nostri nomi e sono molto, molto felice di avere qua questa ospite. Alessia Savi che sicuramente la conoscete e se non la conoscete bene la conoscerete adesso perché ne vale proprio la piena persona meravigliosa. Una professionista molto brava e oggi parliamo di un argomento molto, molto interessante, relativo alle procedure e ai flussi di lavoro che ti aiutano a lavorare meglio nel tuo business. Benvenuta Ale, parlaci di chi sei e cosa fai


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Ciao ragazze sono Alessia Savi, Digital Strategist e creo strategie di comunicazione per il marketing Quindi in realtà nel mio lavoro cerco di coniugare l'aspetto più analitico, più pragmatico, con un aspetto più creativo, più di ispirazione, più intuitivo per la realtà business. È marketing e anche comunicazione hanno questi due aspetti fondamentali. Sempre con uno sguardo alla sostenibilità e al ricercare il nostro ritmo nel vivere il digitale. Ovviamente il business, ma soprattutto il nostro modo di vivere. Poi i canali social, che sono sempre abbastanza frenetici rispetto alla percezione che abbiamo del nostro vissuto. Quindi è realtà quello che faccio aiutare altre donne a comunicare il proprio business, a portarlo comunque on line, rimanendo in qualche modo allineate a quelle che sono i propri valori, la propria etica e anche il proprio.


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Benissimo, benissimo. E poi soprattutto il discorso della sostenibilità, della adattarsi a quelli che sono i nostri valori, i nostri ritmi. Perché quando guardino al social media, quando guardi alle strategie di marketing, vedi sempre, vedi spesso comunque i grandi nomi che fanno, magari un marketing aggressivo, che pensi sia la norma e invece in realtà magari non riflette quelli che sono i tuoi valori. Quindi è un approccio altamente personalizzato quello di Ale lo posso dire perché anch'io sono stata sua cliente lavorando nella strategia di marketing e comunicazione e ed è veramente magnifico. Come riesci a incanalare i tuoi valori personali in una strategia di marketing E perché capisci che il tuo business riflette veramente quello La persona che tu sei, la professionista che tu sei sappia fare questo quindi attuale. E bene, allora. Intanto so che cosa abbiamo lavorato io. Abbiamo lavorato su come dicevo prima questo ottimizzare le procedure, i flussi di lavoro. In particolare ci siamo concentrate sul migliorare, automatizzare e semplificare la procedura di on board, ovvero la procedura di inizio collaborazione con una nuova cliente, quindi il passaggio da cliente a la fase di lavoro fino al post-vendita, quindi tutta la fase, in pratica tutto il percorso che una persona fa prima di diventare cliente quando è cliente e poi nella fase della fase successiva.


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 abbiamo lavorato proprio con questa piattaforma, chiamata Dubsado, che ti aiuta a creare dei workflow, dei flussi di lavoro proprio per semplificare. Bene ha letto prima di utilizzare da passato come gestibile clienti, come ti sentivi un po per capire come sei arrivata alla necessità di dire , questo sistema qua non funziona più per me qual è stato il momento chiave?


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Allora io ho una relazione in generale con le mail, nel senso che per me sono un grande buco nero. Allora premetto che io business che per il 80 90% un modello di business strutturato quindi o comunque a tutti percorsi personalizzati, tutti percorsi individuali, anche dei percorsi di gruppo, ma una volta all'anno sono molto piccoli. Quindi diciamo che il 90% del fatturato di base arriva dalle consulenze individuali per cui in realtà tutta la parte di comunicazione con i clienti è sempre molto intensiva. Anche la fase iniziale, quindi proprio quella del , l'acquisizione del lead e poi di comprensione si sono fatte proprio per lavorare insieme. In quel periodo era diventata molto, molto complicata, ma perchè in realtà il business era cresciuto molto velocemente rispetto alle aspettative e io me ne sono resa conto ad un certo punto di essere in difficoltà nella gestione della mail, un po perché tutte le mail convogliavano sulla mia casella, ma le clienti avevo le email di chi volevano iniziare a lavorare, di chi proponeva magari la collaborazione per fare una diretta per qualche progetto a spot, per cui in realtà il problema che avevo troppe mail tutte insieme e non riuscivo a darmi una priorità in quelle che erano le gestioni, la priorità era problemi clienti, ma in quel marasma può veramente perdere tantissimo tempo.


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Quindi il la è stato quando mi sono resa conto che era troppo lenta nella gestione mail, sia per la preventivazione che per i clienti. E poi perché rischiamo di avere sempre un sovraccarico sempre in ritardo, ad esempio il sovraccarico alla comunicazione. Quindi questo sicuramente è stato online. Il secondo aspetto è stato che io avevo troppi punti lavoro perché avevo Calendly per la gestione degli appuntamenti, abbiamo Gmail per le mail, avevo Drive per la condivisione dei file, avevo la piattaforma su cui su cui eravamo i corsi e quindi magari anche le master class, eventuali cose varie ed eventuali da gestire, anche quelle clienti di contenuti informativi rispetto a quelle consulenze. Avevo anche nel mio flusso di lavoro, una volta che facciamo la consulenza, io poi inviavo la registrazione di zoom via mail. E ovviamente la clientela scaricava e poi se la teneva. Quindi era tutto molto lento e molto pesante. Secondo me sia per ma anche per le clienti probabilmente c'erano troppi spazi di lavoro per cui sia a lato organizzazione email, soprattutto del flusso lavorativo. Secondo me era importante in qualche modo cercare di snellire il più possibile quelle che erano le procedure interne, cioè andare a trovare un flusso di lavoro che permettesse a me di essere più agevole, ma che permette alle clienti di lavorare, di trovare in un unico spazio tutto quello che noi facevamo insieme.


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Un po come se ci fosse un raccoglitore che per noi racchiudeva quasi tutto. Quello che avevamo fatto, quindi la consulenza di lavoro ed eventualmente le mie. Realtà cercare di convogliare il più possibile tutto quello che sarà il nostro, il nostro percorso in un unico spazio. Quindi di base le mail sono state un po la distanza. la mail è stata il la rispetto poi a quella che era una gestione più complessa che secondo me poi comunque andava gestita rispetto alle mail. Io avevo provato anche la delega a un'assistente virtuale, ma secondo me per la casistica troppo specifica che non poteva funzionare. Nel senso che ovviamente sono domande molto spesso che vengono che sono arrivata al percorso, sono arrivata alla strategia di comunicazione marketing, quindi comunque ci deve essere il mio sguardo su quelle email, non posso delegarle, le mail di onboarding, quindi comunque di richiesta preventivo. Anche lì c'era un grosso problema, nel senso che un conto era far partire il flusso di lavoro con i questionari iniziali per conoscersi. Ma in realtà poi molto spesso la prima mail c'è anche una certa contestualizzazione, c'è una richiesta di informazioni rispetto a quali può essere un percorso rispetto all'altro.


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Magari ci sono delle differenze sottili tra i percorsi di posizionamento di brand e la strategia di comunicazione. Magari ci sono persone che stavano a metà strada. Allora bisogna capire se dobbiamo ripartire per individuare tutti gli ostacoli, il posizionamento di brand o se invece possiamo già lavorare sulla strategia di comunicazione. Quindi anche quella parte non poteva essere bloccata, quindi dobbiamo trovare il modo di ottimizzare il flusso di lavoro per macro, altrimenti passano veramente giornate intere a rispondere a decine e decine in maniera sostenibile.


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Se infatti il discorso della mail è proprio c'è poi il discorso della mail, il discorso admin, quindi gestione della mail, i preventivi, le fatture, , quando ti ritrovi a un certo punto che praticamente fai solo quello. C'è una grande percentuale del lavoro settimanale. Va per gestione delle mail preventivi, fatture. Ci prende un sacco di tempo e ti distrae da quello che è il focus principale della tua attività. Cioè Noi non siamo partite con il nostro business per gestire le fatture e gestire le mail. Quando quel lavoro prende troppo tempo rispetto al lavoro che tu fai con i tuoi clienti, ma anche rispetto al marketing, a quello che è il lavoro sul tuo brand, allora lì non può esserci veramente ragione. Può essere davvero il momento giusto per cominciare a pensare ad uno strumento che ti permetta di non solo di semplificare, ma anche di automatizzare. Perché il punto di Dubsado la funzione chiave è proprio questa di creare un flusso di lavoro altamente personalizzato che una volta che parte, va prevalentemente in automatico.


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La consegna delle mail in risposta alla richiesta di informazioni, la consegna di un questionario iniziale, cioè quella fase, viene assolutamente automatizzata, creando dei flussi di lavoro di nuovo molto personalizzati rispetto al caso specifico rispetto al corso rispetto alla consulenza. Quindi questa è la chiave di Dubsado, che è vero che è uno strumento avanzato. È vero anche che è uno strumento che ha un certo costo. Però lì, quando arrivi a questo punto, dove l'admin, dove la gestione delle mail prende troppo tempo, devi un attimo fare una valutazione su quello che è un investimento saggio. Cioè preferisci passare tutto il tuo tempo a gestire le mail Oppure preferisci fare un investimento importante che però ti fa guadagnare un sacco di tempo Bisogna valutare, bisogna valutare.


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Anche perchè in realtà stato avvantaggiato perchè avevo già i template di email, quindi vi è stata l'occasione anche per rivedere la procedura. Quindi abbiamo un sistema che permette di meglio. Abbiamo già montati questionari iniziali perché abbiamo deciso di fare un'altra cosa, quindi per me è stato anche un po rivedere il backoffice e dare una struttura comunque all'ottimizzazione del flusso. Quindi è stato un momento il momento giusto, anche per fare una cosa che magari tendiamo a rimandare. Un po perché tutto sommato funziona, quindi non ci mette troppo le mani. Sicuramente però è un lavoro che richiede tempo, nel senso che comunque mappare tutto è possibile. On boarding, scrivere le mail, scegliere che cosa succede ad ogni email diventa comunque un'attività che richiede una progettazione. Non è una cosa che parte. Ho già pronte e la prima hanno stabilito tempistiche. Dobbiamo capire che cosa vogliamo far fare alle persone. Ma anche una procedura guardinga. Per noi diventa importante anche dal punto di vista strategico, di marketing, per cui dobbiamo sapere che cosa stiamo mettendo in quelle mail, che cosa stanno mettendo in quei questionari e soprattutto che cosa vogliamo che appaia del nostro lavoro attraverso la procedura onboarding


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anche dal punto di vista del posizionamento di brand di un certo tipo che ovviamente all'esterno abbiamo una percezione del brand di un certo tipo che poi arriva elevare quello che ha il nostro posizionamento di mercato. Quindi per noi è importante anche lavorare a livello di progettazione rispetto a qualche avvenuta a questa portata di più per la parte di gestione ma anche di consulenza, nel cercare di capire che cosa possa funzionare meglio rispetto ad altro. Sicuramente quella è stata la parte fondamentale, probabilmente la parte di contenuto l'ha creata. Io quindi sapere che in un caso come questo, quando vogliamo fare una migrazione dobbiamo prenderci del tempo di progettazione. Poi ribadisco che Amanda era un po più avvantaggiata perché di meglio strutturati. Ha parecchi anni, ma li ha vuol dire fare tanto lavoro, ma anche tante sfide. Magari sono 7-8 dieci meno per quel tempo di crearne, di scrivere, di strutturare in un certo modo un'anteprima importante. Sì.


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Sì, esatto. E ovviamente . Quando all'inizio, certo, fai un investimento di tempo per creare, strutturare il lavoro, per creare e creare le mail. Ma poi, a lungo termine ti ritrovi con un sacco di tempo che puoi dedicare al lavoro, con le tue clienti, al tuo marketing, quindi fa un'enorme differenza. E per tale che cosa cambiato da quando utilizzi Dubsado?


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Allora, innanzitutto, come sempre, un grazie infinito ad Ale, perchè se non ci fosse stata lei, io avrei continuato a fare il criceto sulla ruota, nel senso che io sono abbastanza nerd in queste cose, a smanettare, cercare, fare. Però mi rendo anche conto che non ho lo sguardo tecnico per arrivare a capire quali sono gli strumenti effettivamente validi per il mio caso. Quindi Ale mi ha aiutato con Dubsado ma in realtà mi ha aiutato per scegliere la nuova piattaforma su cui ospitare i corsi dell'Academy,la community sostitutiva in gruppo facebook. Questo quindi è realtà. E poi altri tool di marketing, quali Quindi l'appoggio comunque e soprattutto la consulenza. Come tale è stata fondamentale per capire quali erano le mie esigenze e fare chiarezza rispetto a quello che avevo bisogno. Perché magari sì, voglio qualcosa che mi agevola in quella, in quel contesto. Ma poi magari non abbiamo un'idea chiara di tutto quello che vogliamo fare o comunque delle potenzialità dello strumento. Quindi sicuramente la consulenza con Puntale ha aiutato a fare il focus, a capire di che cosa abbiamo bisogno nel lungo periodo rispetto al problema immediato quindi la prima cosa a essere più lungimirante rispetto al problema della gestione mail. Chiamo l'assistente virtuale, mi faccio e metto la delega su quello. Per una realtà proiettata nel lungo periodo, la parte di bersaglio diventa che è diventata che tutto quel workflow di lavoro. In realtà io quando clicco delle mail che io spedisco a seconda delle azioni che vengono fatte alle clienti, ma anche nella procedura, non guardi quindi la realtà, ma il posto di lavoro. Non dico tantissimo. Io ho tutto online sulla piattaforma di Dubsado, quindi ho il calendario per la prenotazione della consulenza con me su Dubsado. Ho condiviso con le clienti però diversi canali a seconda del tipo di consulenza che io faccio. Quindi sa che non posso commettere errori rispetto alle programmazioni. Ma il calendario di Dubsado collegato con il calendario di Google Calendar, quindi comunque c'era sempre, anche sul cellulare. Quindi è una informazione condivisa, per cui anche i remainder così non ci sbagliamo. Abbiamo attivato anche la diretta della creazione dei link per avere tutti i link separati per le varie consulenze, le varie registrazioni, quindi appuntamenti, dentro Dubsado c'è tutto il flusso di lavoro.


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Quindi adesso abbiamo tutti i file, quindi tutta la condivisione di file, di email, di scambio con i clienti. Non mi trovo nella gestione dei vari progetti collegati ad ognuna di loro, quindi non parlo di tutto quanto e se dobbiamo andare a recuperare un paio di mesi fa andiamo a scartabellare sei mesi di email, ma ho tutto nel mio, nel mio cassettino che mi basta aprirlo, a riprova che tutto quello che abbiamo fatto, per cui per noi, ma anche per la mia amica Imbersago e anche loro, tutto quello che ci serve, perché ovviamente loro hanno la parte del link con quella di prenotazione ancora in mano, sempre attiva. Noi alle registrazioni hanno un link diretto, comunque non sempre attivo, quindi se si dimenticano qualcosa sanno che li trovano, ma pezzi di quello che serve non gli basta caricare. Comunque tutti dei file aggiuntivi posso caricare per approfondimenti, magari legati al blog, quindi in realtà il flusso viene fornito tantissimo, perchè ovviamente parte delle cose che prima passavano via mail adesso passano attraverso l'automatizzazione del portale e delle password che ci scambiamo a vicenda.


[00:17:02.950] 

E anche recuperare informazioni diventa più facile. Anche quando devo rispondere alle mail non vado su Gmail, e vado su Dubsado a rispondere tutte le email che arrivano. Ho una task dedicata e quando lavoro per la parte di admin, ovviamente sono lì sopra. L'unica cosa che non è inserita in Dubsado, anche se la funzione c'è in questo momento sono la fatturazione e la preventivazione. Il motivo è che la fatturazione elettronica non c'è e quindi non lo posso utilizzare per una questione fiscale. la parte di preventizzazione ci sarebbe, ma in realtà io preferisco mandare preventivo che è molto complesso e quindi i preventivi continuano a viaggiare con allegato. Quindi però anche noi comunque siamo abbastanza rapidi, quindi sicuramente ci ha guadagnato in termini di sostenibilità del lavoro, di velocità, anche di risposta. Non ho più la sensazione di essere perennemente sopraffatto dalle mail. Ci ho guadagnato anche rispetto alla qualità del lavoro con i clienti e pertanto loro hanno in un unico luogo tutto quello che ci sarebbe quindi anche per loro, a essere più organizzate, più ordinate rispetto al lavoro fatto, senza appunto andare a cercarsi magari informazioni varie, stamparsi la registrazione che poi non trovano più.


[00:18:24.760] 

Ma poi anche la percezione, come dicevo prima del posizionamento di Brand, fare quel cambiamento. Le mie clienti non sono abituate a collaborare, magari con un professionista, a trovarsi un portale clienti dove trovano il contratto, la privacy policy da firmare, il contratto in digitale dove gli arrivano tutte le patch condivise che danno una gestione partecipata per loro, dove hanno il calendario in cui prenotare le loro consulenze con un'app, poter modificare, variare a livello di orario di data, spostarli in modo autonomo senza magari chiederà mai di poterla spostare. Quindi c'è tanta agevolazione anche per loro, ovviamente. E questo secondo me ha inciso molto positivamente rispetto alla percezione di professionalità che ci ha fatto, ovvero che non è più solo la percezione di quanto sono bravi io nel mio lavoro o quanto la loro consulenza rispetto a servizi che quindi offro. Ma è proprio una percezione, anche rispetto a quella che un'organizzazione, alla sostenibilità del lavoro e quindi a una un lavoro più strutturato da un certo punto di vista, anziché condividere un brano scambiato per Milanese per rispondere a una domanda.


[00:19:43.000] 

Quindi sicuramente anche quella parte, anche se da una parte ovviamente non ha una posizione predominante all'esterno, ma in realtà dal punto di vista impairment un impatto molto positivo. E mi sono resa conto anche perché mi è stato molto utile avere uno spazio dove poter navigare, trovare tutta una serie di elementi utili per lavorare insieme.


[00:20:08.570] 

Esatto, perché offre comunque uno spazio molto personalizzato per quello del portale che fondamentalmente da un'esperienza unica a ogni cliente, perché puoi decidere che cosa caricare nel portale. Ci sono certo quegli elementi di default, contratto, privacy, policy preventiva, eccetera. Però poi ogni cliente, in base al lavoro che fa con te, può avere dei materiali extra che non viaggiano tramite la mail, viaggiano tramite il portale, quindi una volta che la cliente entra, fa il login nel portale e trova tutta una serie di documentazione, risorse utili che altrimenti vi andrebbero via e-mail. Però quanto è facile Lo sappiamo che è facilissimo perdersi poi dei documenti, link, eccetera. C'è chi sa quando ti trovi nel marasma delle mail. Quindi bene. Sono molto, molto felice di aver contribuito a questo progetto, ovviamente, anche perché l'ottimizzazione delle procedure ci permette proprio di lavorare meglio e di essere più organizzate e di essere più tranquille, di avere il nostro business sotto controllo, così che poi possiamo lavorare meglio con le clienti ed offrire di più e fare veramente una grande differenza nella vita delle loro, delle nostre clienti.


[00:21:23.270] 

Quindi grazie Alex! Grazie Mille per aver condiviso la tua esperienza con Dan Said e come il cambiamento che che è avvenuto usando questa piattaforma, ma anche rivedendo proprio le procedure, ottimizzando i flussi di lavoro che comunque è una cosa che va fatta regolarmente. Cioè non è una cosa che si fa una volta, poi te ne dimentichi una cosa che va costantemente aggiornata, verificata, modificata, ottimizzata. Quindi grazie, grazie mille.


[00:21:51.380] 

Grazie a tale per avermi supportato in questo lungo viaggio. Ma non abbiamo ancora finito tra un braccio dal lavoro per pazienza, senza lo sguardo di notte scarno, a volte davvero. Come dicevo prima, sappiamo una piccola parte, poi c'è anche quella di tanti. Io sappiamo fare comunicazione, ma magari mi dimentico che devo capire che voglio parlare in qualche modo, quindi abbiamo sempre bisogno che abbiamo sempre una leva di necessità, come nel mio caso, quella del nome non ce la faccio più a ma anche poi a imparare ad essere più lungimiranti. Per questo l'investimento che facciamo di tempo, di denaro, di risorse, quindi per me è sicuramente stato veramente essenziale e anche di consulenza, come ha fatto con il supporto tecnico di strutturazione dei flussi di lavoro. Perché comunque anche quella parte è stata importantissima, ma altrettanto importante è stata la parte di decisione di quale fosse il migliore. Quindi comunque noi quando abbiamo scelto Bassano avevamo diverse opzioni per cui è stata molto brava anche a farmi capire quali fossero le potenzialità dei vari pull. E poi ci siamo orientati rispetto ad una strada sposata rispetto ad altri, perché aveva delle funzionalità che mi permettevano di andare a snellire le procedure.


[00:23:06.140] 

Roma Non solo una mail, ma quella, ma calendario condiviso che magari non avevano. Allora abbiamo detto che ci siamo. Facciamo un lavoro un po più corposo, ma cerchiamo di togliere anche tanti network. Utilizziamo perché magari cerchiamo anche tanto spesso di utilizzare degli strumenti che non acquistano nella versione gratuita, che costano poco. Io ci sono passata perché comunque all'inizio l'esempio aveva pensato anni fa. Ma quei primi percorsi che abbiamo a pagamento manderanno su un sito WordPress dedicato Impensabile. Però mi piaceva l'idea di avere comunque una struttura interna al sito, ribadisco impensabile da gestire. Con Mia abbiamo creato il sito, abbiamo comprato il primo a pagamento per la gestione dei contenuti dell'Accademia. Tanto tempo fa tante risorse, anche energie, spese, anche soldi, per poi rendermi conto che non era assolutamente sostenibile perché volevo aggiornare WordPress per poter poi entrare nei corsi e quindi anche negli anni. Capire proprio che non è che la cosa magari balla così tanto è funzionale in questo caso, per cui anche altre più lungimiranti scelgono di investire una consulenza in un percorso più strutturato, che ci permetta però di fare la scelta giusta, che sia duratura nel tempo.


[00:24:27.230] 

Questo non vuol dire che rimarrà, magari, magari anche sì, nel senso che comunque rispetto a quella Academy e quindi lavorando in sinergia, riesco comunque a ottimizzare quelli che sono i miei due modelli, le mie due Microsoft, Microsoft. Scusate che non è un modello di business, quindi percorsi di gruppo e percorsi individuali per cui siamo, a meno che non succedono cose incredibili, andrà ad incrementare sicuramente il lavoro, ma magari il lavoro di progettazione a zero time.


[00:24:58.400] 

È certo benissimo. Benissimo, bene. Grazie mille per aver condiviso con noi la tua esperienza. Conversando con. Ottimizzazione delle procedure e tutto il lavoro che c'è da fare. Sono sicura che sia stato veramente utile. Quindi grazie. E poi qua sotto, nella descrizione, metti anche tutti i link su dove potete trovare il suo sito all'Académie. Quindi se non la conoscete andate poi a spulciare i troverete tante risorse bellissime. Grazie a presto. Ciao!


[00:25:34.420] 

Basta!